Catering in Darmstadt: Planung, Auswahl und Ablauf

Ein Catering gelingt, wenn der Anbieter vorher weiß, was ihn erwartet: wie viele Gäste, welcher Anlass, welche Räume, welche Anschlüsse, welcher Zeitplan. Das Essen ist dabei der Teil, der am seltensten das Problem ist. In Darmstadt sind Anlässe aus dem wissenschaftlichen Umfeld häufig, weil Hochschulen und Forschung die Stadt prägen, und Tagungen, Empfänge und Feiern haben Anforderungen, die sich von einer privaten Feier deutlich unterscheiden.

Der Anlass bestimmt die Form

Zuerst die Grundfrage: Was soll bei Ihrer Veranstaltung passieren. Sollen Menschen sich unterhalten und in Bewegung bleiben, ist ein Fingerfood- oder Flying-Konzept richtig, bei dem niemand einen Teller balancieren muss. Sollen sie sitzen und miteinander essen, brauchen Sie ein Menü oder ein Buffet und dafür Tische, Platz und Zeit. Diese Entscheidung bestimmt fast alles Weitere, vom Personal bis zum Geschirr.

Der Anlass bestimmt auch das Tempo. Ein Empfang, der in einen Vortrag übergeht, braucht einen anderen Ablauf als ein Abend, der offen endet. Wer eine Pause bewirten lässt, braucht Ware, die in kurzer Zeit ausgegeben ist, und keinen Gang, der Aufmerksamkeit verlangt. Sagen Sie dem Anbieter deshalb den Programmablauf und nicht nur die Uhrzeit; er plant rückwärts davon.

Die Angaben vor dem Angebot

Ein belastbares Angebot braucht Grundlagen. Diese Punkte sollten stehen, bevor jemand rechnet:

• Gästezahl und Zusammensetzung: wie viele Personen, und wer kommt, denn eine Tagung isst anders als eine Familienfeier.
• Anlass und Ablauf: Beginn, Programmpunkte, geplantes Ende, und wann gegessen werden soll.
• Ernährungsformen: vegetarisch, vegan, Unverträglichkeiten, religiöse Anforderungen, und zwar als Zahl und nicht als Vielleicht.
• Ort und Ausstattung: Räume, Zugang, verfügbare Küche, Strom, Wasser, Möbel.
• Umfang der Leistung: nur Speisen, oder auch Geschirr, Mobiliar, Personal, Getränke, Auf- und Abbau.

Der letzte Punkt ist der häufigste Grund für Missverständnisse. Zwei Angebote, die weit auseinanderliegen, meinen oft verschiedene Leistungen: Bei dem einen kommt jemand, deckt ein, bedient und räumt ab, bei dem anderen wird geliefert und abgestellt. Beides ist legitim, aber vergleichbar sind die Preise erst, wenn dieselbe Leistung dahintersteht.

Ein Wort zu den Mengen. Die Zahl der Gäste allein sagt wenig darüber, wie viel gegessen wird; die Tageszeit, die Dauer und die Frage, ob es das Abendessen ersetzt oder ergänzt, sagen mehr. Ein erfahrener Anbieter fragt genau danach und rechnet daraus. Wer nur eine Kopfzahl entgegennimmt und sofort einen Preis nennt, hat entweder viel Erfahrung oder wenig Interesse, und das erkennen Sie an seinen Rückfragen.

Der Ort und seine Tücken

Sehen Sie sich den Ort mit dem Anbieter zusammen an, wenn es kein Standardraum ist. Die Fragen sind immer dieselben und werden immer unterschätzt: Wie kommt man mit Ware hinein, gibt es einen Aufzug oder eine Treppe, wie weit ist der Weg vom Fahrzeug, darf dort gehalten werden. Gibt es eine Küche, und wenn ja, was steht darin. Wie viel Strom liegt an, und was passiert, wenn mehrere Geräte gleichzeitig laufen.

Dazu kommen die kleinen Dinge, an denen ein Abend hängt: Wo wird abgewaschen, wohin mit dem Abfall, wo kann Personal Sachen abstellen, gibt es einen Ort für Ware, die kühl bleiben muss. In historischen oder ungewöhnlichen Räumen gelten oft eigene Regeln, und wer eine besondere Location gewählt hat, sollte früh fragen, was dort erlaubt ist. Was hier vorher geklärt ist, kostet am Abend keine Improvisation.

Personal, Zeitplan und Ablauf

Klären Sie, wer kommt und wie viele. Personal ist der Posten, an dem am ehesten gespart wird, und der, den die Gäste am deutlichsten merken: an der Schlange am Buffet, an leeren Gläsern, an Tellern, die stehen bleiben. Fragen Sie, wer die Leitung vor Ort hat und wer Ihr Ansprechpartner an dem Abend ist, damit Sie nicht selbst zwischen Küche und Gästen pendeln.

Legen Sie einen Zeitplan schriftlich fest: Anlieferung, Aufbau, Beginn der Ausgabe, Nachschub, Abbau. Und rechnen Sie mit Vorlauf bei der Buchung. Im Rhein-Main-Raum sind gute Anbieter zu den bekannten Terminen früh vergeben; wer im Herbst für den Dezember anfragt, wählt aus dem, was übrig ist. Klären Sie außerdem, bis wann Sie die endgültige Gästezahl melden müssen, denn dieser Termin ist der Moment, an dem der Anbieter einkauft.

Ein Catering ist ein Handwerk mit einem festen Termin und ohne zweiten Versuch. Deshalb liegt fast alles in der Vorbereitung: Wer den Ablauf, den Ort und die Leistung genau beschreibt, bekommt ein Angebot, das trägt. Wer nur eine Gästezahl nennt, bekommt einen Preis, und der sagt an dem Abend nichts.